Referat fra generalforsamling i Birkegårdens Grundejerforening.
Sted: Tapeten, Ballerup – den lille sal
Tid: Onsdag den 17. april 2013 – kl:19.00
Til stede: Hele bestyrelsen: formand Lene Andersen, kasserer Thomas Bo Rhymer, Michael Hansen, Poul Petersen og Arne Jensen.
Der var mødt 92 medlemmer op (+ flere med ledsager)
Dagsorden i henhold til vedtægter:
1. Valg af dirigent
2. Formanden aflægger beretning for det forgangne år
3. Kassereren aflægger det reviderede regnskab
4. Behandling af indkomme forslag
Forslag 1 vedr. budget – se bilag
Forslag 2 vedr. kontingentfastsættelse – se bilag 2
Forslag 2 vedr. udskiftning af vippe/nedtagning af vippe
på legepladsen – se bilag 2
Forslag 3 vedr. ændring af vedtægter – se bilag 3
Forslag 4 vedr. ændring af vedtægter – se bilag 3
Forslag 5 vedr. ændring af vedtæger – se bilag 3
5. Fastsættelse af kontingent og særlige bidrag
6. Valg af bestyrelse – 3 medlemmer og 2 suppleanter
På valg er:
Thomas Bo Rhymer – modtager genvalg
Poul Petersen – modtager genvalg
Lene Andersen – modtager genvalg
7. Valg af 2 revisorer og 2 suppleanter.
8. Eventuelt.
AD 1 – valg af dirigent.
Formanden bød velkommen, og bestyrelsen foreslog valg af
Robert Buch, Sommerbuen 31
Høstbuen 16 kom med modforslag og ønskede valg af
Kjeld Wiinblad, Sommerbuen 10
Efter afstemning og med hjælp af 2 stemmetællere fra salen blev Robert Buch, Sommerbuen 31 valgt med 45 stemmer (31 stemmer til Kjeld Wiinblad)
Dirigenten takkede for valget og konstaterede at generalforsamlingen var lovligt indkaldt.
AD 2 – formandens beretning
Formanden fremlagde beretning, som var udsendt sammen med indkaldelsen til generalforsamlingen. Hovedoverskrifterne for beretningen var omtale af antal bestyrelsesmøder, fastelavn, møde om solenergi, omklassificering af vejene, legepladsdag, fællesudvalget, belysning, borgermøde om ny lokalplan for ”gammel boldbane”, ”For enden af vejen” arrangement, gebyr for byggetilladelser, storskrald afhentning, trafikken, hundeefterladenskaber, snerydning, køb af print. Til slut takkede formanden de øvrige medlemmer i bestyrelsen for et godt og effektivt samarbejde.
Beretningen blev modtaget med stort bifald.
Bueparken 144 var bekymret for trafikforholdene på Bueparken, især hvis kommunen får solgt ”den gamle boldbane”. Dette vil betyde nybyggeri og som følge heraf meget tung trafik i området. Formanden, bestyrelsen er opmærksom på problemet, og har også nævnt trafikproblemerne i vor indsigelse mod den nye lokalplan for området,
Bueparken 82 nævnte forhold omkring snerydningen, især uensartet snerydning langs Vestbuen. Havde desuden bemærket at kommunen kun rydder den ene side af fortovet på Bueparken. Bestyrelsen havde ingen forklaring på disse forhold.
Bueparken 88, spurgte bl.a. om, hvilket forhold grundejerforeningen har til legepladsen. Formanden: det er kommunens grund, grunden stilles til rådighed for grundejerforeningen mod at vi vedligeholder legepladsen og at vi sørger for at grunden er i ordentlig stand og ryddelig.
Sommerbuen 10. Var bekymret for den uautoriserede bil, der kørte rundt i området hver anden torsdag aften for at samle storskrald. Opfordrede bestyrelsen til at lægge billede af bilen på foreningens hjemmeside. Poul fra bestyrelsen lovede at lægge billedet ud på hjemmesiden. Vær dog opmærksom på, at der muligvis kan være tale om en anden bil nu. Vi har forsøgt at standse bilen og har forsøgt at tale med chaufførerne, der dog ikke taler dansk. Vi har kontaktet kommunen og politiet, dog uden resultat.
Sommerbuen 20 takkede og roste bestyrelsen for et godt arbejde. Sagde bl.a. at det er vigtigt at have en god dialog med kommunen om trafikforholdene, og mente at vi generelt har gode trafikforhold i området/kommunen. Vi har hele tiden vidst at grundejerforeningen fik overdraget legepladsen mod at grundejerforeningen vedligeholdt området. Vi har over årene haft stor glæde af legepladsen. Pas godt på legepladsen. Han forventer at Hold-an-vej bliver indsnævret. Takkede endnu engang formanden for beretningen.
Bueparken 34. Var glad for at omklassificering af vejene indtil videre var taget af bordet. Kunne frygte at byrådet ville tage dette emne op igen efter valget til efteråret. Opfordrede bestyrelsen til at følge området tæt. Formanden: Vi følger det løbende sammen med Fællesudvalget for Grundejere i Ballerup.
Vårbuen 82: Gadebelysningen er i forfald, der er tale om forskelligt og dårlig armatur/dårligt udseende armatur og dårlig belysning. Formanden: Gadebelysningen er nedslidt, og erstatningsarmatur der sættes op i øjeblikket er en nødløsning. Vi ved der kommer nyt armatur, som skulle give en bedre og mere målrettet belysning. Vi kender ikke den nøjagtige udseende og heller ikke tidsplanen for udskiftningen.
Dirigenten Debat/kommentarer til beretningen er afsluttet. Kan forsamlingen godkende. beretningen. Beretning blev godkendt med bifald.
AD 3 – Kassereren aflægger regnskab.
Kassereren gennemgik det udsendte regnskab. Regnskabet blev omtalt post for post. Udgifter til mødevirksomhed var ca. kr. 3.000 under budget, medens porto, tryksager var realiseret med ca. kr. 1.000 over budget. De øvrige udgifter var realiseret lidt under budget. Samlet overskud kr. 9.857,60. Foreningens formue er på kr. 157.574,50
Dirigenten, Kommentarer til regnskabet – dette er ikke tilfældet. Kan vi godkende regnskabet. Regnskabet blev godkendt med bifald.
AD 4 – Behandling af indkomme forslag
Høstbuen 16: På egne vegne og på vegne af Høstbuen 14 har vi, som vedlagt indkaldelse til generalforsamlingen, forslag til budget 2013 samt forslag til kontingent på kr. 200 for 2013. Høstbuen 16 læste budgettet op, og opfordrede til at hvis der var større udgifter, at der så blev brugt af kapital.
Kassereren: Bestyrelsen kan ikke anbefale at stemme for der foreslåede budget, og kan heller ikke anbefale et kontingent på kr. 200. Det er bestyrelsen, der har indsigt i de kommende udgifter, bl. a. skal der bruges udgifter til ny vippe, nyt faldunderlag ved vippen, nye skilte, og desuden er der øgede omkostninger i forbindelse med udsendelse af materiale til medlemmerne. Bestyrelsen foreslår et kontingent på kr. 300 – se punkt 5 i dagsordenen.
Der var herefter en bred debat blandt medlemmerne om for og imod et kontingent på kr. 200. Nogle gik ind for kr. 200 og hvis der var ekstraordinære udgifter, så brug af formuen. Andre anbefalede et kontingent på kr. 300, og synes det er meget vigtigt med en forening med en sund økonomi. Flere anbefalede at der kunne findes besparelser ved et udsende meddelelser til medlemmerne ved brug af mail.
Formanden: Vi har pligt til at sende materialet til alle medlemmerne. Der har været forsøgt at sende pr mail, men nogle har ikke computer og flere skifter mailadresser. Bestyrelsen er dog parat til at se på hvilke muligheder der eventuelt kan være.
Vårbuen 54 efterlyste bestyrelsen budget og savnede en forklaring på udgiften ”Området buerne” på kr. 31.000
Dirigenten: Gav tilladelse til at også punkt 5 i dagsordenen blev drøftet under nærværende punkt, og bad kasseren om at fremlægge bestyrelsens forslag til kontingent og budget.
Kassereren: Bestyrelsen foreslår et kontingent på kr. 300. Ifølge bestyrelsens budget vil der være udgifter på kr. 91.860. Udgifter på kr. 31.000 omfatter, lovliggørelse af vippe, nyt faldunderlag ved vippen, nye skilte. Desuden var der som tidligere nævnte større udgifter til porto, tryk og udsendelse. Med et kontingent på kr. 300 vil der være et budgetteret underskud på kr. 980.
Herefter endnu flere indlæg omkring kontingents størrelse.
Dirigenten: Vi må afslutte debatten, foreslår at der stemmes om kontingent på kr. 200 eller kontingent på kr. 300. Der skal ikke stemmes om budget.
Høstbuen 16: forlangte skriftlig afstemning - støttes af i alt 13 medlemmer.
Dirigenten: Der er skriftlig afstemning om kontingentet. På den gule stemmesedler skrives enten kr. 200 eller kr. 300. Dirigenten udpegede 2 stemmetællere.
Stemmesedlerne blev indsamlet, og efter dobbelt optælling blev resultatet:
· 45 stemte for kontingent på kr. 200
· 45 stemte for kontingent på kr. 300
· 2 stemte ikke
Efter at stemmeafgivelsen var afsluttet forsøgte Høstbuen 16 at påvirke afstemningen ved at aflevere flere fuldmagter, som han havde indsamlet forud for generalforsamlingen. Disse fuldmagter blev afleveret til dirigenten.
Dirigenten: læste resultatet af afstemningen op. Orienterede om at Høstbuen 16 havde forsøgt at aflevere flere fuldmagter selv om han forinden generalforsamlinger var blevet gjort mundtlig bekendt med, at fuldmagterne ifølge foreningens advokat ikke var gyldige.
Dirigenten læste herefter brev op fra advokat Peter Hesselholt, dateret den 12. april 2013 stilet til Birkegårdens grundejerforening.
Omkring stemmereglerne i § 6 stk. 10 – skriver advokaten bl.a.:
”Hvis et eller flere medlemmer forsøger at samle flere fuldmagter fra andre medlemmer af grundejerforeningen, er dette naturligvis ikke lovligt”.
Fuldmagter indsamlet ved simpel aflevering i postkasse er ikke gyldig, idet modtageret af fuldmagten ikke kender afsenderen. (fuldmagten kan være ”falsk”).
Høstbuen 16: Krævede at fuldmagterne blev talt med. Havde ikke selv stemt, idet han havde afleveret sin egen fuldmagt. (flg. fuldmagten fremgår bl.a.” Hvis du ikke kommer til generalforsamlingen--…. kan du give os fuldmagt”) og ikke havde modtaget stemmeseddel. Måtte dog efterfølgende indrømme at han havde fået stemmeseddel ved indgangen, men ikke brugt den. Kunne dog ikke finde den ubrugte stemmeseddel.
Sommerbuen 10, bestyrelsen burde have orientret medlemmerne om de ”ændrede” stemmeregler. Der er præcedens for at stemme ved indsamlede fuldmagter.
Bueparken 82. Medlemmer der vil have indflydelse på generalforsamlingen bør møde op.
Der var herefter flere indlæg, som talte for ikke at acceptere advokatens brev.
Bueparken 190: jeg er jurist, men kan ikke rigtig vurdere ordlyden i vedtægterne omkring brugen af fuldmagter.
Formanden: Bestyrelsen har i fuld åbenhed udsendt indkaldelse til generalforsamlingen. Herefter bliver vi bekendt med at Høstbuen 14 og 16 forsøger at samle fuldmagter mod bestyrelsens forslag. Efter at jeg igen har nærlæst vedtægterne, bliver jeg usikker på om det er lovligt at indsamle fuldmagterne. Efter at have kontaktet hele bestyrelsen, bliver vi enige om, at søge hjælp hos advokat. Jeg er kun almindelig lærer, og synes derfor det er helt naturligt at søge hjælp til fortolkning af vedtægterne. Sammen med Arne Jensen fra bestyrelsen har vi den 11.4.2013 holdt møde med advokat Peter Hesselholt. Han får udleveret kopi af foreningens vedtægter, kopi af indkaldelse til generalforsamlingen samt kopi af fuldmagtsskrivelse udarbejdet af Høstbuen 14 og 16. Advokatens konklusion på mødet er, at de indsamlede fuldmagter ikke er gyldige. Vi beder advokat om at få konklusionen på tryk, således at det kan læses op på generalforsamling.
Formålet med at indhente udtalelsen fra advokat har alene til formål at sikre at afstemningen foregår i henhold til vedtægterne, og undgå at der kuppes et forslag igennem ved brug af ugyldige fuldmagter.
Det er naturligt at bestyrelsen kan søge hjælp jf. vedtægterne § 10 stk. 4
Af skrivelse fra Høstbuen 14 og 16 omtales kunststofbane. Formanden var meget uforstående over dette, kunststofbanen blev nedstemt af generalforsamlingen i 2012, og bestyrelsen har ikke efterfølgende bragt emnet frem. Hvorfor kommet dette frem nu, er fuldmagterne afgivet under forkerte forudsætning? Det er også vigtigt at undgå, at enkelte medlemmer afleverer fuldmagt og efterfølgende stemmer på generalforsamlingen.
Enkelte var forsat utilfreds med advokatens brev.
Dirigenten: Vi holder 5 minutters pause.
Generalforsamlingen blev genoptaget, og dirigenten gav ordet til
Formanden: Den samlede bestyrelse arbejder frivillig. Vi bruger meget tid på bestyrelsesarbejdet. Vi har søgt professionelt hjælp for at generalforsamlingen kan afvikles på anstændig måde. Med baggrund i forløbet på generalforsamlingen trækker bestyrelsen herved følgende forslag tilbage:
1. Forslag om kontingent på kr. 300
2. alle forslag om vedtægtsændringer
Samtidig opgiver vi det videre arbejde i bestyrelsen, og trækker os samlet tilbage som bestyrelse. Vi beder generalforsamlingen om at vælge ny bestyrelse
AD 6 – Valg til bestyrelse.
Dirigenten: Vi fortsætter generalforsamlingen, ønsker forslag til ny bestyrelse.
Høstbuen 16: Forventede at bestyrelsen ville trække sig tilbage. Har derfor forinden generalforsamlingen fået tilsagn fra følgende, der gerne ville deltage i bestyrelsesarbejdet:
· Poul Erik Hansen, Høstbuen 16
· Ib Bentzien, Høstbuen 65 (er ikke til stede)
· Johnny Bennedsen, Høstbuen 67
Havde desuden tilsagt fra 2 andre, der dog under de foreliggende omstændigheder ikke ønskede at være en del den nye bestyrelse. Opfordrede til, at der fra salen kom flere forslag til bestyrelsen.
Bueparken 10. Der er tale om et kup. Jeg opfordret den siddende bestyrelse til at fortsætte – stort bifald.
Flere indlæg var af samme opfattelse, og fra mange sider kom der opfordring til bestyrelsen om at fortsætte, og der blev foreslået tillidsafstemning til fordel for den afgående bestyrelse.
Sommerbuen 25. Har arbejdet loyalt i bestyrelsen og arbejdet for at opfylde forenings formål. Var medstiller til forslag om drøftelse af eventuelt kunststofbane i 2012. Dette forslag blev nedstemt på generalforsamlingen (uden brug af fuldmagter). Dette forslag har efterfølgende ikke været omtalt af bestyrelsen. Hvorfor kommer det frem nu. Ønsker ikke at fortsætte
Høstbuen 22. Har arbejdet loyalt i bestyrelsen for at fremme trafiksikkerheden i området, bedre skiltning ved skole og meget mere. Ønsker ikke at fortsætte.
Sommerbuen 20. Vi har givet tillidserklæring til bestyrelsens beretning og regnskab. Høstbuen 14 og 16 bør trække deres forslag/fuldmagter tilbage, så vi kan komme videre.
Fra flere sider blev der udtrykt stor tillid til den afgående bestyrelse. Vi ved ikke hvad den nye bestyrelse vil/kan.
Høstbuen 16. Da der ikke er kommet flere forslag til ny bestyrelse fra forsamlingen, vil han foreslå 2 nye:
3. jeg selv- Anders Dalgaard, Høstbuen 16
4. Kjeld Wiinblad, Sommerbuen 10
Der var flere forslag fremme om at vente med at vælge en ny bestyrelse på en ekstraordinær generalforsamling, Desuden var der utilfredshed med at diskussion om kr. 200 eller kr. 300 kunne udvikle sig så kaotisk på generalforsamlingen. Flere ønskede en afklaring på om der kan stemmes ved brug fuldmagter.
Høstbuen 16 var ikke i stand til at fremkomme med forslag til ny bestyrelse bestående af 5 personer + 2 suppleanter.
Der var fra salen stor opbakning til den afgående bestyrelse, og et stort flertal ønskede at den gamle bestyrelse fortsatte.
Dirigenten bad om en kort pause i generalforsamling.
Dirigenten genoptag generalforsamlingen og oplyste, at den afgående bestyrelse havde fulgt medlemmernes opfordring, og var villig til at genopstille. Vi stemmer derfor om:
· Genvalg af den afgående bestyrelse, eller
· Nyvalg af ny bestyrelse
Generalforsamlingen genvalgte herefter den gamle bestyrelse med stort bifald.
Dirigenten fastslog herefter at følgende var valgt til bestyrelsen:
· Lene Andersen, Bueparken 8
· Michael Hansen, Sommerbuen 25
· Thomas Bo Rhymer, Vårbuen 68
· Poul Petersen, Høstbuen 22
· Arne Jensen, Bueparken 174
Lene Andersen takkede for genvalget og den store opbakning. Vi indkalder til ekstraordinær generalforsamling, og vi vil nedsætte et udvalg, der kan se på modernisering af vedtægterne. Hvem melder sig?
Valg af 2 suppleanter:
· Søren Lindhardt, Bueparken 34
· Kristian Hansen, Sommerbuen 37
Valg af 2 revisorer:
Bestyrelsen foreslog:
· Genvalg af Henrik N Jensen, Bueparken 41
· Nyvalg af Chr. Lund Jensen, Bueparken 4
· Desuden stillede Anders Dalgaard, Høstbuen 16 op til genvalg.
Følgende blev valgt med overvældende majoritet:
· Henrik N Jensen, Bueparken 41
· Chr. Lund Jensen, Bueparken 4
Som revisor suppleanter blev valg:
· Inge Smørum, Bueparken 10
· Tonny Rönnborg, Sommerbuen 20
AD 7 – Eventuelt
Bueparken 82. Spurte om der kommer støjvold op i forbindelse med bygning af den nye motorvej syd om Ballerup. Formanden oplyste at der vil blive bygget støjværn ind til kolonihavehusene/sommerhusene. Se mere information på Vejdirektoratets hjemmeside, hvor der er en god beskrivelse.
Bueparken 58. Er meget bekymret for trafikforholdene på Bueparken. Der er alt for meget trafik også af tung trafik. Bestyrelsen er opmærksom på problemet og følger løbende op over for kommunen.
Formanden omtalte møde indkaldt af kommunen, hvor borgerne i Ballerup Syd kunne være medbestemmende på anvendelse af kr.1.000.000 til fællesskabsfremmende aktiviteter i Ballerup Kommune Mødet holdes den 23. april 2013 i Glassalen på Rugvænget skole, kl. 18.30 til 21.30. Alle er velkommen, og bestyrelsen vil også være til stede.
Følgende meldte sig til at deltage i udvalget til modernisering af vedtægterne:
· Johnny Bennedsen, Høstbuen 67
· Bjarne Rasmussen, Bueparken 190
· Karin Olsen, Høstbuen 85
· Gert Vestergaard, Vårbuen 62
Desuden deltager fra bestyrelsen:
· Næstformand Michael Hansen
· Sekretær Arne Jensen
Generalforsamlingen slut.
Til slut takkende Lene Andersen dirigenten for veludført arbejde i afvikling af den noget særprægede generalforsamling.
Efter generalforsamlingen afholdes bestyrelsesmøde med følgende dagsorden:
1. Konstituering af bestyrelsen
AD 1:
Bestyrelsen konstituerer sig som følger:
Formand: Lene Andersen, Bueparken 8
Næstformand: Michael Hansen, Sommerbuen 25
Kasserer: Thomas Bo Rhymer, Vårbuen 68
Sekretær: Arne Jensen, Bueparken 174
Bestyrelsesmedlem: Poul Petersen, Høstbuen 22
Imformation om bestyrelsen kan findes på: www.buerne.dk
/aj
